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5 aplicativos que ajudam a aumentar a produtividade da sua empresa

7 min de leitura

Quando pensamos em produtividade, as primeiras coisas que vêm à nossa mente são organização e planejamento. Isso quer dizer que qualquer profissional que deseje ter mais qualidade e rendimento deve focar nestes aspectos.

Dicas que podem ajudar na sua produtividade e de seus funcionários

  • Limite quanto tempo vai gastar em cada tarefa.
  • Faça intervalos regulares: É praticamente impossível se manter 100% concentrado e focado por 8 horas inteiras. Por isso, é recomendado fazer pausas programadas. Pequenos intervalos durante tarefas longas ajudam a manter um nível constante de performance.
  • Estabeleça prazos: Para cumprir suas tarefas, trabalhe com um prazo viável de ser realizado. Caso sejam projetos muito extensos, vale destrincha-los em pequenas pendências. Dessa forma, você tem a sensação de estar sempre evoluindo no projeto, mesmo que seja aos poucos.
  • Aproveite o fim do dia para organizar suas pendências do próximo: Dessa forma, você consegue visualizar mais facilmente o seu progresso diário, além de te dar uma noção sobre as prioridades e tarefas do dia seguinte.  
  • Reuniões esporádicas com a equipe: Funcionam muito bem para acompanhar o status de cada projeto. Mas, atenção, esses encontros devem acontecer pelos menos três vezes na semana por, no máximo, 30 minutos. Com isso, você garante uma comunicação entre as equipes mais assertiva e direta, sem o risco de perder o foco.

Atualmente, com o avanço das tecnologias, o uso de aplicativos que ajudam na organização de tarefas se tornou mais frequente. Através deles, fica mais simples aumentar a produtividade de cada funcionário, da equipe e até da empresa como um todo.

Os aplicativos, portanto, são fundamentais para gerir o tempo e ter controle diante de seus afazeres. Para te orientar em como aumentar a sua produção e de sua empresa, preparamos uma lista de alguns apps práticos, intuitivos e indispensáveis.

Aplicativos para aumentar sua produtividade

1 – Trello (versão gratuita ou planos pagos)

O Trello é uma plataforma perfeita para organizar seus projetos e tarefas. Você pode criar cartões e boards para manter-se atualizado sobre tudo o que acontece nos seus projetos – além de conferir como anda os afazeres de seus colaboradores. Este aplicativo é ideal para dar um panorama geral a você e sua equipe das tarefas em aberto e o status de cada uma, visto que é possível organizar de acordo com etiquetas.

Com ele você consegue:

  • Criar quadros para organizar qualquer coisa na qual você esteja trabalhando;
  • Usá-los individualmente ou a equipe de trabalho;
  • Personalizar fluxos de trabalho para projetos diferentes;
  • Adicionar checklists de “Coisas a fazer” em cartões;
  • Atribuir tarefas para si mesmo e para equipe;
  • Carregar fotos e vídeos;
  • Exibir cartões em visualização de calendário com o Power-Up de Calendário;
  • Trabalhar off-line e os quadros sincronizam automaticamente ao conectar.

2 – One Drive (versão gratuita ou planos pagos)

Mockup One Drive

Sabe-se que os sistemas de armazenamento em nuvem, também conhecidos como cloud, estão cada vez mais populares nas empresas. Afinal, eles têm grande capacidade de armazenamento e podem ser acessados remotamente. Se você quer investir nesse tipo de solução, o One Drive pode ser uma das alternativas. Ele traz grandes vantagens para quem trabalha com freelancers ou tem parte da equipe trabalhando fora da loja ou escritório, por exemplo. Confira algumas das funções que ele oferece:

  • Economia de espaço;
  • Armazenamento mais seguro;
  • Liberdade de acesso;
  • Versão para computador e smartphones;
  • Senha no aplicativo;
  • Compartilhamento e edição colaborativa de arquivos e pastas;
  • Recuperar arquivos apagados;
  • Busca por palavras em documentos, imagens e arquivos em PDF;
  • Acesso offline aos arquivos;

3 – Teams (versão gratuita ou planos pagos)

Mockup Teams

Reuniões são parte da rotina de muitas empresas, em especial, aquelas que têm um quadro de funcionários um pouco maior. Porém, o que fazer para entrar em contato com membros que estão em home office ou fora do ponto de venda? A ferramenta Teams funciona como um chat virtual, além de permitir chamadas em grupo via áudio ou vídeo. Por ser online, ela também otimiza o momento do encontro presencial, já que é possível tirar dúvidas mais rápidas instantaneamente.

Algumas das possibilidades de uso são:

  • Criação de arquivos que podem ser editados por todos do canal;
  • Integração do Teams com outras ferramentas;
  • Menção ao nome de usuário da pessoa para chamar a atenção;
  • Destaque às suas equipes favoritas;
  • Atribuir usuários a cada função;

4 – Evernote (versão gratuita ou planos pagos)

Mockup Evernote

O Evernote é um dos aplicativos mais famosos para tomar notas e o queridinho dentre as pessoas que prezam pela organização e produtividade. Ele armazena anotações, ideias, citações, telefones, endereços ou qualquer informação necessária.

Coloque notas digitadas ou digitalize as que foram escritas à mão. Nele, você também consegue fazer listas de tarefas, fotos, imagens, páginas online ou áudio. O aplicativo sincroniza os dados entre todos os dispositivos, para que as informações sempre estejam disponíveis.

Ele oferece:

  • Textos: Utilização de ferramentas de estilo, layout, listas, marcadores, etc.
  • Áudios: Gravação de áudio possibilita um registro rápido;
  • Desenhos e escritas customizadas: Registro de informações em formato de desenho, esquemas, mapas mentais, do jeito que você quiser;
  • Página Web: Captura de conteúdos de página web para ver depois
  • Documentos: Anexação de documentos salvos nos seus dispositivos ou salvos no seu Google Drive;
  • Lembretes: adicione lembretes com horário, data e encaminhe para o seu e-mail;
  • E-mails: Criação de notas a partir de e-mails;
  • Capturas de tela: Capture conteúdos de telas do seu computador ou dispositivo móvel.

5 – Outlook (gratuito)

O Outlook, ferramenta de e-mail que está inclusa no Office 365, também traz mais mobilidade para calendários e agendas. É uma maneira prática de agendar e se manter a par de seus compromissos – como entregas, atendimentos, reuniões e muito mais. Tudo isso pode ser acessado facilmente por meio do programa disponível tanto em celulares como no desktop.

Com ele você consegue:

  • Gerenciamento de e-mails;
  • Compartilhamento de calendário com seus contatos;
  • Agendamento de reuniões;
  • Criação de grupo de contatos;

Listamos apenas algumas das mil e uma funções que estes aplicativos oferecem. Além deles, existem muitas outras opções que podem ajudar você a se organizar melhor e a produzir mais. Escolha os que melhor se encaixam na sua rotina de trabalho e de sua equipe para realizar alguns testes até se adaptar a eles.

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