Empresária conferindo notas fiscais com a calculadora
 

Como emitir Nota Fiscal: os 3 principais cuidados que você deve ter

3 min de leitura

A Nota Fiscal (NF) é o principal documento utilizado em operações comerciais, que garante o recolhimento e cálculo corretos dos impostos. Também é usado como comprovação de que a empresa está em dia com a Receita Federal e cumpriu todo o seu papel de contribuinte.

Essa exigência vale para todas as empresas, não importa o seu tamanho. Por isso, é importante conhecer as principais modalidades e entender os cuidados que você deve ter ao emitir a NF para que o seu negócio fique em dia com os documentos fiscais.

Três principais cuidados que você deve ter ao emitir uma Nota Fiscal

Preenchendo formulário ao lado do computador

Para garantir a validade da Nota Fiscal, é preciso conhecer também alguns dos cuidados para fazer o procedimento de forma correta. Assim, você evita dores de cabeça futuras e consegue ficar em dia com as pendências fiscais.

Adquira um certificado digital

(Fonte: NFe Blog)

Ele funciona como uma espécie de assinatura pessoal e é o documento necessário para que a NF-e tenha validade jurídica. O empresário precisa escolher uma Autoridade Certificadora (AC) ­– entidade responsável pela comercialização dos certificados – subordinada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para adquiri-lo. Depois, é preciso comparecer pessoalmente em uma Autoridade de Registro (AR) para que as informações sejam conferidas.

Faça o credenciamento na Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda)

Após adquirir o certificado digital, é necessário fazer o credenciamento de sua empresa na Sefaz do estado onde ela está instalada. Esse procedimento varia de acordo com cada localidade e, por isso, é indicado procurar um contador para ajudar com a legislação local.

Preenchimento correto da Nota

A verificação e correção de tudo antes da emissão é essencial. Um erro — seja por falta de atenção no preenchimento, ou condições de armazenamento — pode resultar em multas de até 50% sobre o valor da operação e até anular a NFe.

Os problemas mais recorrentes e comuns ocorrem devido a um desconhecimento do emitente ou por falhas nos cadastros de produtos e de clientes. Por isso, é importante manter ambos sempre completos e atualizados, além de manter a NFe à disposição da Receita Federal por um período de cinco anos a partir de sua emissão.

Dentro deste preenchimento, o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) merece bastante atenção. Utilizado principalmente pela Receita Federal, ele é um código de oito dígitos onde são reunidas informações diferentes sobre o produto como matéria-prima, a qual grupo a mercadoria pertence, o grau de finalização etc.

É ele quem determina qual será a tributação incidida sobre o produto descrito na NF. Ou seja, utilizar o código errado ou não o preencher de forma correta, pode gerar problemas em toda a cadeia de tributação da NF-e, como pagamento de impostos indevidos.

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