Homem analisando quadro scrum feito com post its em uma parede
 

Scrum: aumente a produtividade com metodologias ágeis

6 min de leitura

Uma prática que está ganhando cada vez mais espaço é o uso do Scrum e outras metodologias ágeis. Independentemente do tamanho do seu negócio, ele traz resultados impressionantes no que diz respeito a produtividade e execução de tarefas em tempo hábil.

A dificuldade em enxergar quais tarefas precisam ser priorizadas a longo prazo, e quais podem ser negociadas ao longo do desenvolvimento do projeto é uma reclamação muito comum nas empresas. Os funcionários ficam sobrecarregados e, constantemente, ficam sob a impressão de que todas as pendências são urgentes, gerando um atropelamento de demandas. Parece familiar?

De acordo com o Relatório de tendências do Scrum Master para 2019 publicado em conjunto pela Scrum.org e Age of Product, feita com mais de 2100 participantes em 13 países diferentes, cerca de 58% das empresas entrevistadas passaram por uma transição para o uso de métodos ágeis em seus procedimentos de trabalho. A tendência é que o uso do Scrum no mundo corporativo continue a crescer. Mas você sabe o que é isto?

Homem analisando tarefas em quadro Scrum

O que é o Scrum?

O Scrum nasceu dentro do mundo de TI e deu tão certo que foi adotado por outras áreas devido ao seu caráter ágil, flexível e dinâmico de gestão e planejamento. Nele, os projetos são divididos em ciclos conhecidos como Sprints – que podem ser divididos entre mensais, semanais ou quinzenais.

As Sprints representam um conjunto de atividades que deve ser executado ao longo de um período de tempo, e dão a toda equipe um panorama mais acertado do andamento das tarefas e das pendências. Muito importante para a Sprint está o Product Owner (PO, em português chamado de Dono de Produto), que é a pessoa responsável pela definição das prioridades do planejamento e balanceia as demandas, negociando prazos com o cliente e o time.

Ao longo dos outros dias, os colaboradores se encontram para uma breve reunião – normalmente de manhã – com o objetivo de comunicarem o que foi feito no dia anterior, identificar possíveis obstáculos e priorizar o trabalho do dia que está se iniciando.

Benefícios do Scrum para sua empresa

A metodologia Scrum é regida por três pilares principais: Transparência, inspeção e adaptação. Entretanto, as vantagens deste método vão muito além. Confira abaixo!

  1. Transparência e inspeção: No Scrum, todos os envolvidos detêm as informações precisas sobre os processos, desenvolvimento, entregas, status e feedbacks. Além disso, os projetos são inspecionados o tempo todo para que a equipe possa saber em que fase ele está, quem está fazendo o que, qual o próximo passo etc.
  2. Adaptação Constante: O aspecto flexível do Scrum é o que o fez ser adotado por tantas áreas. Neste sentido, o planejamento e o desenvolvimento podem ser adaptados à realidade de sua empresa e do seu produto, e do andamento da execução das tarefas.
  3. Agilidade: O Scrum elimina as possíveis distrações e desperdícios de tempo, focando no essencial. Isto garante a otimização dos resultados e um fluxo de trabalho mais organizado e dinâmico, aumentando a produtividade .
  4. Motivação: O Scrum estimula a comunicação e a colaboração constante entre os membros da equipe, mantendo a motivação para buscar um melhor desempenho. Além disso, a entrega constante possibilita maior interação com o cliente e abertura para feedbacks, permitindo ajustes imediatos.

Portanto, o Scrum incentiva as equipes a serem multidisciplinares e responsáveis. Existem diversos tipos e usos de metodologias ágeis que são amplamente adotados pelas empresas, todos servindo a um propósito e demanda específica, mas que podem ser adaptados de acordo com o resultado que você quer alcançar.

Na prática: como tornar sua empresa mais produtiva com o Scrum

            Em uma empresa, existe um responsável por cada etapa do projeto: atendimento, designer, comercial, recursos humanos… Cada setor fica encarregado de uma função. O mesmo ocorre no Scrum, mas, mais do que isso, existem também processos básicos que qualquer negócio pode adotar e adaptar conforme suas necessidades.

         Separamos alguns deles para você começar!

Dividir o trabalho por Sprints

Tudo começa com uma lista (backlog) que concentra as tarefas existentes, ordenadas por prioridade e prazo, caso tenham. Após esta organização, é realizado o Sprint com a equipe onde ocorrem as definições de entrega.

É importante lembrar que é o próprio time que se compromete com a entrega daquilo que julga possível para uma Sprint e que, após esta definição, deve haver o mínimo de alteração possível. Após o início de um ciclo, fica mais difícil coordenar estes pedidos de mudança e todo o projeto pode ser prejudicado.

Reuniões diárias/ semanais

Quem disse que reuniões são desnecessárias, certamente, não conhece o Scrum. Com encontros diários e/ou semanais – que não devem durar mais de 15 minutos – todo o time tem um panorama do andamento das tarefas de cada um. Os membros presentes devem ter em mente três perguntas para responderem:

– O que você fez desde o último encontro?

– O que você planeja fazer para este Sprint?

– Quais problemas estão impedindo ou podem impedir seu trabalho de continuar?

Aqui não é o momento de explicações muito detalhadas – essas questões devem ser endereçadas individualmente em outro momento. O objetivo das reuniões é manter o foco, a objetividade e a transparência.

Planejamento da Sprint

Após o PO apresentar as entregas e prioridades para a equipe, todos os membros definem o que se sentem seguros para entregar até o final do período de Sprint. Cada item recebe uma estimativa de tempo e/ou urgência, ainda mais em se tratando de prazos.

Revisão e Retrospectiva da Sprint

Na revisão da Sprint, ocorre a entrega e a apresentação do produto/resultado final aos coordenadores/ líderes da equipe. Nem sempre é possível, mas envolver o cliente pode ser bom para ter um feedback mais coerente e alinhado com suas expectativas.

Já na retrospectiva, todo o time pode levantar pontos do que funcionou ou não na Sprint passada. Nesta etapa, a equipe se une em prol de solucionar problemas ou evita-los no ciclo seguinte.

         O ideal é entender os princípios do Scrum e ver o que se encaixa no seu negócio. Desta forma, você pode organizar e aprimorar sua forma de trabalhar levando em consideração o tamanho da sua equipe, o tipo de contratação que a sua empresa adota ou os tipos de serviços que você presta, por exemplo.

         E você, já conhecia o Scrum? Que tal fazer um teste e observar os resultados?

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